KLAUZULA INFORMACYJNA DLA OSÓB REPREZENTUJĄCYCH KONTRAHENTÓW

Zasady przetwarzania danych osobowych

zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz.U.UE.L.2016.119.1; dalej RODO)

Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest FRU S.A z siedzibą w Krakowie (31-406) al. 29 Listopada 85, 31-406 Kraków (dalej Administrator). Z Administratorem można się skontaktować na ww. adres siedziby lub przy pomocy adresu e-mail: dane@fru.pl.

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować na ww. adres siedziby lub przy pomocy adresu e-mail: dane@fru.pl.

Zakres przetwarzanych danych osobowych

Dane przetwarzane na Państwa temat to dane kontaktowe i związane z Państwa funkcją lub relacją z podmiotem, w imieniu Państwo występują. Administrator pozyskał te dane bezpośrednio od Państwa lub otrzymał je od tego podmiotu.

Cel i podstawa prawna przetwarzania

1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

1) nawiązania i realizacji współpracy z podmiotem, w imieniu którego Państwo występują, jak również obsługi i realizacji podejmowanych przez Państwa czynności,

2) prowadzenia dokumentacji rachunkowej dotyczącej współpracy z podmiotem, w imieniu którego Państwo występują,

3) prowadzenia czynności składających się na usprawnienie i koordynację pracy Administratora, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów (np. ewidencjonowanie korespondencji),

4) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

1) wypełnienie obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), polegającego na prowadzeniu rachunkowości Administratora, wynikającego w szczególności z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,

2) prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na:

• zapewnieniu informacji i kontaktów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej, w tym nawiązania i realizacji współpracy z podmiotem, w imieniu którego Państwo występują, oraz obsługi i realizacji podejmowanych przez Państwa czynności,
• koordynacji i usprawnieniu organizacji pracy poprzez obsługę biura Administratora,
• ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami.

3. Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości nawiązania i realizacji współpracy z podmiotem, w imieniu którego Państwo występują.

Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Państwa danych osobowych jest upoważniony personel Administratora, podwykonawcy Administratora, spółki powiązane, poczta, kurierzy, ubezpieczyciele, banki, firmy przewozowe oraz inne podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (w szczególności firmy świadczące usługi IT i wsparcia technicznego, współpracujące kancelarie prawne i podatkowe, firmy marketingowe, audytorzy zewnętrzni, tłumacze, wywiadownie gospodarcze i inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Administratora), które muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki. Podmioty te będą miały dostęp do Państwa danych tylko i wyłącznie w celu realizacji swoich zadań i w zakresie do tego niezbędnym.

Dostęp do Państwa danych mogą mieć również uprawnione do tego organy państwowe, w szczególności urzędy skarbowe.

Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji i rozliczenia współpracy, a także do upływu okresów wynikających z odpowiednich przepisów prawa, tj. do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z dokumentacją rachunkową, co może być w stosownych wypadkach przedłużone o okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych.

W zakresie, w jakim dane osobowe przetwarzane są w celu obsługi biura Administratora, będą one przechowywane przez okres 5 lat.

Przysługujące Państwu prawa

Przysługuje Państwu prawo do:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych,
• w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora – prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją,
• w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na marketingu bezpośrednim – prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przysługuje również Państwu prawo do cofnięcia wyrażonych zgód na przetwarzanie danych osobowych lub na otrzymywanie od nas informacji (np. treści marketingowych) bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania lub wysyłki informacji dokonanych na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W sprawie realizacji przysługujących Państwu praw prosimy o kontakt na ww. adres e-mail.

Wykorzystanie danych osobowych do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.